หน่ยวที่5

บทที่ 5 พื้นฐาน Microsoft Excel 2010

พื้นฐาน Microsoft Excel 2010 โปรแกรม Microsoft Excel เป็นโปรแกรมหนึ่ง ที่จัดอยู่ในชุด Microsoft Officeโปรแกรม MS Excel ใช้ในงานด้าน การคำนวณเกี่ยวกับตัวเลข และการทำบัญชี ต่างๆ การทำงานของโปรแกรม ใช้ตารางตามแนวนอน (rows) และแนวตั้ง (columns) เป็นหลัก ซึ่งเราเรียกโปรแกรมในลักษณะนี้ว่าเป็น Spread Sheet ไฟล์ของ Excel เปรียบเสมือนหนังสือ 1 เล่ม ที่ประกอบไปด้วยหน้า หลาย ๆ หน้า ไฟล์ของ Excel เรียกว่าเป็นสมุดงาน (Workbook) และในแต่ละหน้า เรียกว่า เป็น แผ่นงาน (Worksheet) ในแต่ละแผ่นงาน จะแบ่งออกเป็นตาราง ซึ่งประกอบไปด้วย ช่องตาราง จานวนมาก ซึ่งเรียกว่า เซลล์ (Cell) เซลล์คือส่วนตัดกันของแถวและคอลัมน์ ใน แผ่นงานหนึ่ง ๆ ของExcel 2010 จะมีแถวทั้งหมด 1,048,576 แถว และ จะมี คอลัมน์ทั้งหมด จานวน 16,384คอลัมน์ โดยเรียงชื่อตามตัวอักษรภาษาอังกฤษ ตั้งแต่ A จนถึง Z และ ต่อด้วย AA จนถึง AZ, BA จนถึง BZ ไปจนถึง XFD และในสมุดงานหนึ่ง ๆ จะมีแผ่นงานได้จำนวนมาก ขึ้นอยู่กับหน่วยความจำที่มีอยู่ในเครื่องคอมพิวเตอร์ ในแต่ละช่องตาราง หรือ Cell จะบรรจุข้อมูลต่าง ๆ เราพิมพ์ข้อมูลลงในช่องตาราง แต่ละช่อง  เช่นพิมพ์ข้อความ พิมพ์ตัวเลข เป็นต้น เมื่อเวลาจะอ้างอิงถึงข้อมูล เราก็อ้างอิงถึง ช่องตาราง โดยการระบุ คอลัมน์และแถว เช่น B4 หมายถึงช่องตารางที่ตรงกับ คอลัมน์ B และ ส่วนประกอบหน้าต่าง Excel 2010 พื้นฐานที่ควรรู้   ส่วนบนของหน้าจอ ซึ่งประกอบไปด้วยแท็บต่าง ๆ โดยปกติจะมี จำนวน 7 แท็บ ได้แก่ หน้าแรก แทรก เค้าโครงหน้ากระดาษ สูตร ข้อมูล ตรวจทาน และมุมมอง และในแต่ละแท็บ จะประกอบไปด้วยกลุ่มต่าง ๆ ซึ่งจะมีคำสั่งที่มักจะใช้ด้วยกัน รวมอยู่ในกลุ่มเดียวกัน   รายละเอียดประกอบดังนี้      -  เมนูแฟ้ม แท็บแฟ้ม เป็นแท็บพิเศษไม่ถือเป็นแถบบนริบบิ้นเพราะใช้จัดการเกี่ยวกับไฟล์ หรือแฟ้ม เช่น การเปิด-ปิดไฟล์ การสร้างไฟล์ใหม่ การบันทึกไฟล์ ตลอดจนการตั้งค่าตัวเลือกต่าง ๆ เป็นต้น     -   เมนูหน้าแรก เป็นแท็บที่รวมลักษณะการใช้งานทั่ว ๆ ไป เช่น การคัดลอก การวาง การกำหนดตัวอักษร การจัดรูปแบบ การกรองข้อมูล ตลอดจนการค้นหาข้อมูล เป็นต้น     -   เมนูแทรก เป็นแท็บสำหรับแทรก ตาราง ภาพ รูปร่างอัตโนมัติ อักษรศิลป์ สัญลักษณ์ การเชื่อมโยง เป็นต้น     -   เมนูเค้าโครงหน้ากระดาษ เป็นแท็บสำหรับการตั้งค่ากระดาษเพื่อพิมพ์ออกทางเครื่องพิมพ์ เช่น ตั้งระยะขอบกระดาษ กำหนดขนาดกระดาษ พิมพ์แนวตั้งหรือแนวนอน เป็นต้น   -    เมนูสูตร ใช้แท็บนี้เมื่อต้องการคำนวณค่าต่าง ๆ เช่น การรวม การเรียกใช้สูตรของ Excel เป็นต้น    - เมนูข้อมูล แท็บนี้ใช้สาหรับการรับข้อมูลจากภายนอกเพื่อมาวิเคราะห์ใน Excel เช่น นาข้อมูลจาก ฐานข้อมูลAccess เป็นต้น นอกจากนี้ ยังใช้สำหรับการจัดการกับข้อมูลจำนวนมาก ๆ เช่น การเรียงข้อมูล การกรองข้อมูล การจัดกลุ่มข้อมูล เป็นต้น     -   เมนูตรวจทาน เป็นแท็บหรับการตรวจตัวสะกดการันต์ ตลอดจนการจัดการเกี่ยวกับแผ่นงาน เช่น การป้องกันการแก้ไขข้อมูลบนแผ่นงาน เป็นต้น  -      เมนูมุมมอง เป็นแท็บสำหรับแสดงแผ่นงานในมุมมองต่าง ๆ เช่น แบบปกติ แบบเต็มหน้า กำหนดให้มีหรือไม่มีเส้นตาราง ย่อ/ขยาย ตลอดจนการแบ่งหน้าจอออกเป็นส่วน ๆ  การเปรียบเทียบข้อแตกต่าง สำหรับ version 2010 นั้นได้ปรับเปลี่ยนหน้าตาตาก version 2007 เพียงเล็กน้อย โดยเปลี่ยนปุ่ม Office Button กลับเป็น Menu File แต่ยังคงรูปแบบ Ribbon ไว้                                   การจัดเก็บข้อมูลใน Microsoft Excel 2010                                                                                                                                                เทคนิคการป้อนข้อมูลลงเซลล์ ข้อมูลในเซลล์ มีทั้งตัวเลขและตัวอักษร ตัวเลขสามารถนำไปคำนวณค่าต่าง ๆ ได้โดยการระบุตำแหน่งของตัวเลข โดยปกติตัวเลขจะจัดชิดขวาของเซลล์ สำหรับข้อความหรือตัวอักษรจะจัดชิดซ้าย ในกรณีที่มีทั้งข้อความและตัวเลขภายในเซลล์เดียวกัน Excel จะถือว่าเป็นข้อความ ไม่สามารถนำไปคำนวณได้ }  Auto Complete ช่วยในการป้อนข้อมูลซ้ำๆกัน }  Auto Fill ช่วยในการป้อนข้อมูลที่เป็นลำดับขั้น เช่น ตัวเลข หรือ เดือน การเลือกช่วงข้อมูล (Select Cell) 1.             เลือก Cell เดียว 2.             เลือกกลุ่ม Cell ที่อยู่ติดกัน 3.             เลือกกลุ่ม Cell ที่ไม่ติดกัน 4.             เลือก Cell ทั้งหมดใน Column หรือ Row 5.             เลือก Cell ทั้งหมดใน Worksheet       การปรับขนาดความ กว้าง/สูงของ Cell       การแทรก Cell, Column, Row       การลบ Cell, Column, Row       การซ่อน Column, Row การจัดการ Workbook                                                    การจัดการ Worksheet Ø   การเลือกใช้ Worksheet                                     Ø   การเปลี่ยนชื่อ Worksheet                                 Ø   การเพิ่ม Worksheet                                            Ø   การลบ Worksheet                                              มุมมองใน Microsoft Excel 2010 }  Normal มุมมองปกติ ที่ใช้งาน Excel }  Page Layout มุมมองเอกสารก่อนพิมพ์ }  Page Break Preview มุมมองที่ช่วยจัดหน้าและขอบเขตการพิมพ์ การกำหนดรูปแบบการแสดงข้อมูล (Format Cell) v การผสาน Cell (Merge Cell) v กำหนดรูปแบบข้อความและตัวเลข (Font & Number) v การจัดวางตำแหน่งข้อมูลภายใน Cell (Alignment) v การตกแต่ง Cell (Cell Styles) vการตกแต่งตารางอัตโนมัติ (Format as Table)  การผสาน Cell (Merge Cell) }  Merge & Center }  Merge & Across }  Merge Cell }  Unmerge Cell                        ภาพประกอบที่ 6 แสดงการผสานเซลล์ กำหนดรูปแบบข้อความและตัวเลข (Font & Number)   การจัดวางตำแหน่งข้อมูลภายใน Cell (Alignment)  เช่น จัดกึ่งกลาง ซิดขอบ ซ้าย- ขวา                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                การตกแต่ง Cell (Cell Styles)  การตกแต่ง สีตัวอักษร และสีพื้นของข้อมูล                    การตกแต่ง Cell (Format Cell)   เช่น  การกำหนดเส้นขอบของตารางในรูปแบบต่างๆ                           การตกแต่งตารางอัตโนมัติ  (Format as Table)   การคำนวณใน Microsoft Excel 2010           การใส่สูตรคำนวณใน Excel มีสิ่งที่ต้องทำความเข้าใจดังนี้ Ø  กฎเกณฑ์เกี่ยวกับการคำนวน Ø  ลำดับความสำคัญของเครื่องหมาย Ø  เครื่องหมายคำนวนทางคณิตศาสตร์ (Arithmetic Formula) Ø  เครื่องหมายการเชื่อมข้อความ (Text Formula) Ø  เครื่องหมายในการเปรียบเทียบ (Comparison Formula) Ø  เครื่องหมายในการอ้างอิง (Reference Formula) Ø  เครื่องหมายในการอ้างอิง (Reference Formula) เครื่องหมายคำนวณทางคณิตศาสตร์ (Arithmetic Formula) เครื่องหมาย ความหมาย ตัวอย่างสูตร + บวก =100-3*8+10-5^2 ผลลัพธ์เท่ากับ 61 - ลบ * คูณ / หาร % เปอร์เซ็นต์ ^ ยกกำลัง                             ภาพที่ 14  แสดงเครื่องหมายทางคณิตศาสตร์ ฟังก์ชันการคำนวณ (Function)                 การใช้ Function คล้ายกับการใช้สูตรคำนวนทางคณิตศาสตร์ โดยมีรูปแบบการใช้งานคือ               = function(argument1, argument2, ...) ตัวอย่างเช่น =SUM(A1:D10)          การใช้งานสามารถป้อน Function ลงใน Formula Bar เหมือนกับการป้อนสูตรคำนวณ หรือใช้ Function Wizard ช่วย ตัวอย่าง Function ที่ใช้งานบ่อย Function รูปแบบ การใช้งาน SUM SUM(กลุ่ม Cell) ผลรวมจากกลุ่ม Cell AVERAGE AVERAGE(กลุ่ม Cell) ค่าเฉลี่ยจากกลุ่ม Cell COUNT COUNT(กลุ่ม Cell) นับจำนวน Cell จากกลุ่ม Cell MAX MAX(กลุ่ม Cell) ค่าสูงสุดจากกลุ่ม Cell MIN MIN(กลุ่ม Cell) ค่าต่ำสุดจากกลุ่ม Cell BAHTTEXT BAHTTEXT(Cell ตัวเลข) เปลี่ยนตัวเลขจาก Cell เป็นตัวอักษรแสดงจำนวนเงินบาทไทย