บทที่ 3 การประมวลผลคำ
การประมวลผลคำ
หมายถึง การจัดทำเอกสารโดยใช้โปรแกรมคอมพิวเตอร์ที่มีชื่อว่า โปรแกรมประมวลผลคำ หรือโปรแกรมเวิร์ดโพเซสเซอร์ (Word Processor) ที่มีคุณสมบัติในการสร้าง แก้ไข คัดลอก จัดรูปแบบเอกสาร ตลอดจนสามารถบันทึกเอกสารนั้นลงสื่อบันทึกข้อมูลต่าง ๆ เพื่อให้สามารถนำกลับมาใช้ในภายหลัง โดยกระบวนการทำงานดังกล่าวต้องใช้เครื่องคอมพิวเตอร์เป็นอุปกรณ์หลักในการดำเนินการ
ความสำคัญของโปรแกรมประมวลผลคำ
การเรียนรู้เกี่ยวกับโปรแกรมประมวลผลคำ ช่วยให้ผู้เรียน มีความรู้ความสามารถและมีทักษะในการใช้โปรแกรมประมวลผลคำจริง ตลอดจนมีความรู้ความสามารถในการจัดทำเอกสาร หรือรายงานในรูปแบบต่าง ๆ ได้อย่างรวดเร็ว สวยงาม โดยสาสมารถจัดรูปแบบของเอกสาร แก้ไข เพิ่มเติม ปรับปรุง แทรก รวมข้อความและเอกสาร ตรวจดูเอกสารก่อนการพิมพ์ออกทางเครื่องพิมพ์ อีกทั้งสามารถบันทึกเอกสารลงสื่อบันทึกข้อมูล เช่น ฮาร์ดดิสก์ (Hard disk) หรือ ซีดีรอม (CDROM) ฯลฯ เพื่อให้สามารถนำกลับมาใช้ได้ในภายหลัง
ประเภทของโปรแกรมประมวลผลคำ
1. เวิร์ดโพรเซสเซอร์ (Word Processor)
2. เท็กซ์อิดิเตอร์ (Text Editor)
ประโยชน์ของโปรแกรมประมวลผลคำ
การใช้โปรแกรมประมวลผลคำช่วยให้การจัดเก็บและค้นหาเอกสารสามารถทำได้ง่ายและรวดเร็วมากยิ่งขึ้น นอกจากนี้ยังช่วยลดปริมาณการใช้กระดาษ ลดพื้นนี้ในการจัดเก็บเอกสาร ลดขั้นตอนในการจัดทำเอกสารลง ช่วยให้ประหยัดและเวลาและค่าใช้จ่าย เอกสามีความถูกต้องสวยงาม มีข้อผิดพลาดน้อย
การใช้งานโปรแกรม Microsoft Word
ไมโครซอฟต์เวิร์ด (Microsoft Word) เป็นโปรแกรมที่นิยมใช้ในการจัดทำเอกสาร สร้างจดหมาย รายงาน บันทึกข้อมูลและตารางข้อมูล นอกจากนี้ยังสามารถจัดทำเอกสารพิเศษต่าง ๆ ได้ง่าย
ขั้นตอนในการจัดทำเอกสารด้วยโปรแกรมไมโครซอฟต์เวิร์ด (Microsoft Word)
1. การเปิดโปรแกรมไมโครซอฟต์เวิร์ด (Microsoft Word) โดยการเลือกปุ่ม
เริ่มต้น(Start) ’เลือกโปรแกรม(Program)’เลือก Microsoft Office ’เลือก Word2003
2. ส่วนประกอบของหน้าจอโปรแกรมไมโครซอฟต์เวิร์ด (Microsoft Word)
- ไตเติลบาร์ (Title bar) แสดงชื่อของโปรแกรมและชื่อเอกสารที่เปิดใช้งานอยู่
- เมนูบาร์ (Menu bar) รายการคำสั่งหากเลือกจะมีรายการคำสั่งย่อยให้เลือก
- ทูลบาร์ (Tool bar) แถบเครื่องมือต่าง ๆ
- ทาสก์บาร์ (Task bar) คำสั่งทั่วไปของการจัดการโปรแกรม ไมโครซอฟต์เวิร์ด (Microsoft Word)
- แถบสถานะ (Status bar) แสดงรายละเอียดและสถานะการทำงานของไมโครซอฟต์เวิร์ด (Microsoft Word)
- หน้าต่างเอกสาร เป็นพื้นที่สำหรับใส่ข้อความหรือรูปภาพ
- ตัวบอกตำแหน่งข้อความหรือเคอร์เซอร์ (Cursor)
3. การสร้างเอกสารใหม่
เลือกปุ่มสร้างเอกสารเปล่า (New Blank Document) หรือกด <Ctrl>+<N>หรือเลือก
เมนูแฟ้ม(File)’สร้าง(New)’เลือกเอกสารใหม่ (Blank Document)
4. การบันทึกเอกสาร (Save)
เลือกเมนูแฟ้ม(File) ’เลือกบันทึกแฟ้มเป็น(Save As) หรือกดปุ่ม <Ctrl>+<S>
พิมพ์ชื่อแฟ้ม (File name) ’กดปุ่มบันทึก(Save)
5. การเปิดเอกสาร (Open)
เลือกเมนูแฟ้ม(File)’เลือกคำสั่งเปิด (Open)’เลือกแฟ้มข้อมูลที่ต้องการ’กดปุ่มเปิด(Open)
6. การปิดเอกสาร (Close)
เลือกเมนูแฟ้ม(File)’เลือกคำสั่งปิด(Close)
7. การออกจากโปรแกรมไมโครซอฟต์เวิร์ด (Microsoft Word)
เลือกเมนูแฟ้ม(File)’เลือกคำสั่ง ออกจากโปรแกรม(Exit)
การจัดรูปแบบข้อความ
การพิมพ์ข้อความให้มีรูปแบบที่เป็นระเบียบ สวยงาม เหมาะสม และเพื่อให้สร้างเอกสารทำอย่างรวดเร็ว จำเป็นต้องมีการดำเนินการกับข้อความ ได้แก่ การจัดรูปแบบอักษร การจัดตำแหน่งข้อความ การกำหนดระยะแท็บ การกำหนดการเยื้องและระยะห่างข้อความ การกำหนดสัญลักษณ์ หัวข้อย่อยและลำดับเลข การกำหนดตัวอักษรขึ้นต้นขนาดใหญ่
การจัดรูปแบบอักษร
การจัดรูปแบบอักษรหมายถึง การกำหนดลักษณะของอักษรให้เหมาะสมกับการใช้งาน สามารถกำหนด ขนาดตัวอักษร แบบอักษร(Font) สี เพื่อให้ได้ตัวอักษรที่สวยงามเหมาะสม
การจัดตำแหน่งข้อความ
การกำหนดตำแหน่งให้กับข้อความเป็นเลือกใช้คำสั่งเพื่อจัดตำแหน่งข้อความให้เหมาะสมตามรูปแบบของเอกสารที่ต้องการ ได้การจัดแนวแบบชิดซ้าย การจัดแนวแบบกึ่งกลาง การจัดแนวแบบชิดขวา การจัดแนวแบบกระจายหรือเต็มแนว หรือ การจัดแนวแบบกระจายแบบไทย
การกำหนดระยะแท็บ
การกำหนดระยะห่างระว่างข้อความกับข้อความ เพื่ออ่านง่ายและข้อความดูเป็นระเบียบ ทำได้โดยการเว้นวรรค แต่ถ้าต้องการระยะที่เท่ากันทุกๆบรรทัดสามารถทำได้ด้วยการกำหนดระยะแท็บ ซึ่งสามารถกำหนดได้ทั้งแบบ กำหนดระยะแท็บซ้าย กำหนดระยะแท็บกึ่งกลาง กำหนดระยะแท็บ ชิดขวา กำหนดระยะแท็บแบบทศนิยม กำหนดระยะแท็บแบบแท่ง
การกำหนดการเยื้องและระยะห่างข้อความ
การกำหนดระยะการวางบรรทัดข้อความแต่ละบรรทัดดำเนินการได้ทั้งจัดข้อความบรรทัดนั้นเยื้องซ้ายหรือขวา และ การเว้นระยะระวางบรรทัดก่อนและหลัง
การกำหนดสัญลักษณ์หัวข้อย่อยและลำดับเลข
การกำหนดลำดับตัวเลขหรือสัญลักษณ์หน้าข้อความเป็นการแบ่งข้อความเป็นข้อๆ
การกำหนดตัวอักษรขึ้นต้นขนาดใหญ่
การสร้างตัวอักษรตัวแรกให้มีขนาดใหญ่กว่าตัวอักษรอื่นที่วางอยู่หน้าเดียวกันเป็นการตกแต่งเอกสารให้สะดุดตา น่าสนใจ เช่น แผ่นพับ หนังสือพิมพ์หรือนิตยสารต่างๆ
ข้อสอบ
การจัดรูปแบบเอกสาร
ให้ผู้เรียนเกิดความรู้ความเข้าใจ และสามารถจัดรูปแบบเอกสารด้วยคำสั่ง ต่าง ๆ ได้ เพื่อให้การสร้างเอกสารเกิดความสวยงามเป็นระเบียบเรียบร้อย ด้วยวิธีการจัดการกับเอกสารโดยใช้คำสั่งอัตโนมัติต่าง ๆ ในโปรแกรม ทำให้การจัดเอกสารทำได้ง่ายดาย
การตั้งค่าหน้ากระดาษ เป็นการกำหนดพื้นที่ในการสร้างเอกสารขึ้นมาก่อนเพื่อการสร้างเอกสารจะได้มีขอบเขตในการสร้างอย่างเป็นรูปแบบ เช่น การกำหนดขนาดกระดาษ จะเป็นการเตรียมความพร้อมก่อนพิมพ์เพื่อให้มีขนาดพอเหมาะกับกระดาษที่ต้องการพิมพ์งานออกทางเครื่องพิมพ์ กำหนดระยะขอบเพื่อบอกขอบเขตในการพิมพ์ในหนึ่งหน้ากระดาษ เป็นต้น สิ่งเหล่านี้เป็นสิ่งที่ต้องกำหนดก่อนการสร้างเอกสารเสมอ
การกำหนดเส้นขอบกระดาษ เป็นการเพิ่มความสวยงามให้กับเอกสารได้อีกวิธีหนึ่ง ทำให้เอกสารดูมีความน่าสนใจมากยิ่งขึ้น สามารถทำได้โดยการใช้คำสั่งจากเมนูเส้นขอบและแรเงา โดยการเลือกคำสั่งขอบกระดาษ
การสร้างเอกสารแบบคอลัมน์ เป็นอีกรูปแบบหนึ่งในการสร้างเอกสารให้ดูแปลกตาและน่าสนใจมากยิ่งขึ้น เอกสารที่มีลักษณะเป็นคอลัมน์นั้น จะมีลักษณะคล้ายกับข้อความในนิตยสาร วารสาร หรือหน้าหนังสือพิมพ์ สามารถทำได้ด้วยวิธีการง่าย ๆ จากการลากแถบแล้วเลือกคำสั่งคอลัมน์ โปรแกรมจะจัดเอกสารให้เป็นคอลัมน์อย่างสมดุล สวยงาม
การแทรกเลขหน้า เป็นการใส่ลำดับเลขในหน้าเอกสารโดยโปรแกรมจะทำการใส่เลขหน้าเรียงลำดับหน้าโดยอัตโนมัติ โดยผู้ใช้โปรแกรม ไม่ต้องกังวลกับการแสดงเลขหน้าว่าจะนับผิดพลาดหรือไม่ การใส่เลขหน้าในหัวกระดาษ และท้ายกระดาษของการจัดทำหนังสือหรือเอกสารนั้นสามารถกำหนดได้อย่างง่ายดายโดยการใช้เมนูแทรก แล้วกำหนดการแสดงลำดับเลขหน้าได้เลย
การกำหนดหัวกระดาษและท้ายกระดาษ เป็นการใส่ข้อความอัตโนมัติให้กับเอกสารทุก ๆ หน้า ให้แสดงข้อความหรือสิ่งที่เราต้องการให้ปรากฏในทุก ๆ หน้า เพื่อแสดงความหมายบางประการที่ผู้ผลิตเอกสารต้องการ สามารถแทรกหรือเปลี่ยนแปลงข้อความหรือกราฟิกในหัวกระดาษและท้ายกระดาษได้ ตัวอย่างเช่น หมายเลขหน้า วันที่และเวลา โลโก้ของบริษัท ชื่อเอกสาร หรือชื่อแฟ้ม หรือชื่อผู้สร้างก็ได้
|
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น